基金会财务管理制度
发布时间:2012年9月27日    来源:本站   


 中国初级卫生保健基金会
财务管理制度

  
    为规范中国初级卫生保健基金会(以下简称基金会)的财务行为,加强基金会的财务管理,提高基金会的资金使用效益和财务管理水平,保证基金会各项事业健康发展,建立健全基金会的财务核算制度,规范财务工作,使财务管理逐步规范化、制度化,根据《基金会管理条例》及《民间非营利组织会计制度》等,结合本会实际,制定本制度。
   第一条:基金会财务管理的基本原则是:执行国家有关法律、法规和财务制度,坚持严格管理和正确运用捐赠资金和物资,在保证基金会安全的前提下进行资金运作增值,支持推动社会公益事业发展和基金会工作机构的正常运转。
   第二条:财会人员在秘书长或其授权的副秘书长的领导及监督下,严格执行国家财经方针、政策、法规,维护国家及基金会的利益,对经济活动进行严格的核算和监督,全面把关,发现问题及时向领导汇报,提出合理建议。
   第三条:根据基金会业务发展需要,基金会将设立办事处所(或分支机构),为了更好的发挥财务的监督管理,基金会设置基金财务部作为本会的财务主管机构。基金财务部对理事会负责,在秘书长或其授权的副秘书长领导下,负责监督指导基金会及各办事处所(或分支机构)的会计核算及财务管理工作。基金财务部及基金会所属办事处所(或分支机构)日常会计核算及财务管理,均应遵守本管理制度,按本制度进行核算,实施会计监督。
   第四条:基金会及各办事处所(或分支机构),必须于每年11月份拟订下一年度业务拓展计划、资金的筹集、管理和使用计划,编制年度经费收支预算;理事会于12月份对上述业务拓展计划、资金的筹集、管理和使用计划,年度经费收支预算进行审批。
   第五条:经理事会审定的年度业务拓展计划,年度经费收支预算,各部门必须严格执行。计划及预算的资金使用,行政费用开支实行:项目负责人申报,会计审核,秘书长或其授权的副秘书长“一支笔”的审批制度。
  第六条:资金募集和使用必须严格遵循“收支两条线”原则。即:募集的资金统一进入基金会基金财务部账户,项目捐赠支出与项目相关的行政开支,根据审核后的预算或计划由基金会下拨。
   第七条:任何单位和个人不得侵占、私分、挪用基金会的财产和收入。
  第八条:基金会执行《民间非营利组织会计制度》,依法进行会计核算,建立健全内部会计监督制度,保证会计资料、会计信息合法、真实、准确、完整。
  第九条:基金会必须按《民间非营利组织会计制度》设置总分类账和明细分类账等主要账册,以及各种必要辅助性账簿(包括:捐赠实物账、无账面价值的财产备查账)。各种账簿必须根据审核无误的原始凭证、记账凭证或汇总表等登记入账,做到登记及时,内容完整,数字准确,摘要清楚,做到对每笔经济业务安排合理,保障资金收支情况合理化。
  第十条:基金会必须按《民间非营利组织会计制度》编制资产负债表,业务活动表,现金流量表,根据基金会秘书长及主管部门的需要,编制相关报表和报表说明。
  第十一条:基金会及各办事处所(或分支机构),会计档案的管理,按《民间非营利组织会计制度》及《会计档案管理办法》相关规定执行。
   第十二条:各办事处所(或分支机构),应配备具有专业资格会计人员担任专职出纳员。出纳人员离职或工作调动必须办理交接手续。

  募集资金预决算及年度行政开支预决算管理制度
  第十三条:基金会及各办事处所(或分支机构),应于每年11月份编制下一年度各项预算和计划,预算外的项目运做前先行编制预算,所有预算和计划由专人审核、经理事会审议通过后基金财务部备案实施。
 (一)项目的预决算:
 1、设立项目的内容,必须符合本基金会《章程》规定的宗旨。
 2、为使项目运作逐步规范,基金会成立计划项目部,对项目设立进行审核,把项目管理工作重点放到事前审批,项目运做与财务监督管理同步。
 3、项目计划的拟订,由项目负责人及相关工作人员,编制详细的项目可行性报告及资金募集和使用计划,经计划项目部审核报理事会审批后实施。财务人员按理事会审议通过后的项目报告及资金募集和使用计划,进行会计核算实施及会计监督。
  4、项目完成后,由财务人员编制项目资金募集和使用的决算报告,详细报告项目资金募集和使用、分析项目运做实际与预算或计划的差异。
 (二)资金募集和使用:
 1、资金募集:为激励竞争机制,调动各方面积极性,规范资金募集管理,对募集资金实行目标费用控制办法,具体如下:
(1)在基金会原有项目资源的基础上开展资金募集,募集费用不超过募集资金总额的5%。
(2)在新拓展项目募集资金时,募集费用不超过募集资金总额的10%。
 2、资金使用需符合基金会《章程》规定的宗旨。
  3、各办事处所(或分支机构、个人),所募集的资金必须由基金会统一收支。
 (三)年度行政开支预决算:
 1、基金会及各办事处所(或分支机构),应于每年11月份编制下一年度行政开支预算或计划,报理事会审议通过后实施。财务人员按理事会审  议通过后的年度行政开支计划,进行会计核算实施及会计监督。
  2、年度终了后,由财务人员编制年度行政开支决算报告,详细报告年度行政开支与预算的差异,分析差异产生的原因,提出建议和改进措施。
(四)预算的修改:
 1、项目及行政开支预算一经审批不得随意修改,但因项目或行政管理工作需要必须对原预算进行修改时,应由项目或行政负责人提交修改意见报告,上报秘书长或其授权的副秘书长。
 2、秘书长或其授权的副秘书长在接到报告后,对增加预算10%且金额不超过10万元的,有权批准,超过上述条件的应经理事会审批。
 3、经审批后的预算报财务部门备案后方可执行。
 (五)预算执行过程管理:
 1、项目预算的执行应与项目进度配比,收入、费用预算表须按照进度编制。对于执行时间超过三个月的项目,项目负责人应于每月五日前向基金财务部报送项目进度表,以便基金财务部根据进度审核监督收支款项。
 2、项目负责人应执行项目负责制,在项目全部完成并编制决算报告前不得调离,若因特殊原因必须离开原岗位,由财务人员配合相关管理部门对进度费用出具报告,以便领导及接管人员掌握情况。
 3、年度项目预算应按照季度、明细编制,会计人员按季度审核监督费用的支出。

  现金管理制度
  第十四条:为了加强财务核算和管理,根据中国人民银行《现金管理条例》的规定,并根据基金会具体情况的要求,做好现金管理。
(一)现金的管理:
 1、现金由出纳员管理,出纳员为现金责任保管人。
 2、遵守库存现金限额的规定,超过库存现金限额部分的现金必须在当天或次日上午解交银行,以保证现金的安全。
 3、募集现金要及时送交银行,不准以收抵支,不准白条抵库、不准挪用募集款项。
 4、序时登记现金日记账,现金管理做到日清月结,保证账账、账款相符。
 5、发生现金长短款时,应及时报告主管会计查明原因,经领导批准后方可进行账务处理。
 6、支付现金时,应当从库存现金限额中支付或直接从开户银行中提取支付,不得从本会现金收入中直接支付(即坐支)。
 7、会计主管有责任定期或不定期的对库存现金进行核对抽查。
 8、不得私设“小金库”,不得账外设账,严禁收款不入账。
(二)现金使用范围:
 1、支付本会人员的工资、奖金、各种津贴补贴、劳务酬金、福利费等人员费用。
 2、支付本会人员出差的差旅费。
 3、结算起点(2000元)以下的零星支出。
 4、经领导批准的确需支付现金的其他事项。
 (三)现金报销:
 1、工作人员因公需用现金,凡超过5000元的,必须提前一天通知财务部门。
 2、每周的星期一、三、五财务部门办理现金报销业务。
 3、现金收付业务完成后,要在现金支出凭单和原始单据上加盖“现金收讫”、“现金付讫”戳记。
 4、出纳员有责任对已借支现金尚未办理报销手续的经办人进行督促检查。
  5、外出购物,需填写用款申请单(支出单),经领导批准后方可借款,借款三日内必须办理报销手续。

  银行存款及支票管理制度
 第十五条:按照中国人民银行《银行结算办法》有关规定,核算银行存款的各项收支业务。
 (一)基金会及各办事处所(或分支机构),根据募集需要设立银行账户,须经基金财务部审核、秘书长或其授权的副秘书长批准,要将所有的银行账户上报财务部门备案。
 (二)基金会及各办事处所(或分支机构),开立的所有银行账户,需按期编制银行调节表。各存款账户要求账实相符,账账相符,账单相符。
 (三)基金会及各办事处所(或分支机构),对所开立的银行账户,必须用于指定用途。
(四)基金财务部有权对基金会及各办事处所(或分支机构)开立的银行账户进行检查。
(五)基金会及各办事处所(或分支机构),购领或签发支票必须遵守以下管理制度:
1、建立支票领用登记簿,出纳员购入支票、签发支票、作废支票逐一登记到支票领用簿上,支票及支票登记簿由出纳员妥善保管。
2、工作人员办理业务需领用支票,先由出纳员开具支票领用单,经领导批准后,方可领用支票。
3、不准签发空头支票、远期支票,与银行预留印鉴不符的支票。支票于签发时加盖印章,不得预先在空白支票上签章。支票作废应加盖“作废”戳记,并妥善保管。
4、出纳员签发支票时,必须填写出票日期,支票用途,收款单位(可确定时),能确定票面金额的必须填写金额,不能确定票面金额的要填写限额。
5、出纳员及领取支票的工作人员,因保管不善丢失支票,应立即向银行挂失,给基金会造成经济损失的,由责任人负责赔偿。
6、支票领用人领取支票后,应在三天内办理报销手续,领取支票后三天内未用时,要退还给出纳员,不得自己保管。前次领用的支票尚未办清报销手续的,原则上不准再领取新支票。
7、出纳员有责任对已领取支票尚未办理报销手续的经办人进行督促检查。
   
  应收款及预付款项的管理制度
  第十六条:在应收款及预付款项中核算的专项循环资金,应遵循专款专用的原则,严格按计划或预算循环使用。
(一)为防止坏账损失,应收款及预付款项的发生必须经主管领导审批,监督和管理工作要落实到具体部门和人员,实行经办部门和人员负责制。
(二)为加强对现有应收款及预付款项的管理,财务人员每半年进行一次账龄分析,大额应收款及预付款项由财务部门进行函证。
(三)除本基金会内部往来外,基金会及各办事处所(或分支机构),年末按应收款及预付款项余额,预提5‰的坏账准备金。坏账确认的标准按《民间非营利组织会计制度》有关规定办理。
(四)应向职工借款和各种代垫款项,定期或者至少于每年年度终了,对其他应收款进行全面检查及清理。

  捐赠物品管理制度
  第十七条:为保证捐赠物品的安全、完整,并能及时反映库存信息,捐赠物品管理要设专职管理员管理(根据实际情况也可指定专人兼职管理)。建立捐赠物品统计台账、捐赠物品的收入、支出、库存情况要序时详细进行登记。
(一)捐赠物品入库:捐赠物品入库管理员要履行验收手续,要审查实物与捐赠协议或物品清单是否相符,捐赠物品的数量是否准确、捐赠物品的数量是否完好。经审核无误后,开具入库单(一式3联):
1、交基金财务部一联作为原始单据入账。
2、交捐赠物品保管员一联,此联与捐赠物品月报一起报会计人员备案。
3、留底一联,由保管员妥善保存。
4、捐赠物品与捐赠协议或清单数量不符、质量不符,保管员有权拒绝办理入库手续,并及时向领导汇报。
(二)捐赠物品出库,由管理员开具出库单(一式3联):
1、一联基金财务部核算时作为销账依据。
2、二联同库存月报一起报会计人员备案。
3、留底一联由管理员妥善保存。
(三)每月30日,管理员必须把当月捐赠物品的进、出、存情况表上报给会计人员审核。
(四)捐赠物品要分类码放,排列有序,同类捐赠物品要作到先进先出,保持仓库整洁。
(五)管理员要对捐赠物品的安全和完整负主要责任,除按手续办理捐赠物品的进、出、存事项以外,还要认真作好防火、防盗。
(六)管理员每月要对捐赠物品进行盘点,捐赠物品盈亏情况,要及时填制报告单,经财务部门审核,主管领导批准后进行账务处理。
(七)因管理员工作不善使捐赠物品丢失、毁损、短缺,应由管理员负责赔偿。因管理员假公济私、违法行为使捐赠物品丢失、毁损、短缺,给基金会造成经济损失除照价赔偿外,还要依法追究刑事责任。
    捐赠物品统计月表(见附表一)                      
捐赠物品盈亏报告单(见附表二)

  低值易耗品管理制度
  第十八条:低值易耗品购入:项目需要低值易耗品应纳入项目预算,按预算进行审批和实施。项目以外购置低值易耗品,应由使用部门或使用人事先编制购置计划,基金财务部汇总审核报主管领导批准后方可购进。
(一)凡单位价值在100元以上1000元以下的物品,使用年限一年以下的,均按低值易耗品核算及管理。
(二)低值易耗品使用,要建立实物负责制度,由专人(或兼职人员)负责管理实物,建立实物保管账。明确使用部门及责任人。因使用不当造成低值易耗品丢失、毁损应由责任人负责赔偿。
(三)丢失、毁损低值易耗品要由实物负责人填具报告单,财务部门审核经主管领导审批后,及时注销低值易耗品实物保管账。
(四)每年年底要对低值易耗品进行清点盘查,采用“五五摊销法”,做到账实相符,账账相符。
(五)无账面价值的低值易耗品应建立备查登记簿进行管理。
低值易耗品购置申请单(见附表三)
低值易耗品盈亏、毁损丢失报告单(见附表四)
固定资产管理制度
    第十九条:为了加强对固定资产的管理,有必要对固定资产进行合理的分类,根据不同的管理需要和核算要求以及不同的分类标准,真实、完整地反映固定资产的相关信息,作为固定资产核算的依据。
  (一)固定资产要有专人保管并建立实物登记簿。
  (二)固定资产增减变动要及时进行账务处理。
 (三)固定资产残值率5%,采用直线法按月计提折旧。
(四)固定资产购置、清理、报废,需由主管领导审批。
(五)固定资产标准:单位价值1000元以上,使用年限一年以上的财产作为固定资产管理。
1、项目固定资产应纳入项目预算,按预算进行管理。基金会日常购入固定资产,应纳入年度行政开支预算,由各部门在年度事先编制购置计划,汇总到财务部门,由财务部门整理汇总后,报主管领导审批。预算和计划外购置的固定资产必须由秘书长审批。
2、固定资产要确定专人保管,并建立实物保管账或实物保管卡。
(1)购入的固定资产,由实物负责人履行验收手续,并及时登记固定资产实
物保管账,注明购入时间、使用部门、使用责任人。
(2)每年年底要对固定资产进行清点盘查,作到账实相符。固定资产清点盘查表要报财务部门备案。
(3)调出、丢失、毁损固定资产,应由实物保管员填具报告单,财务部门审核报主管领导审批后,及时注销固定资产实物保管账。如果属于保管责任使用不当使固定资产丢失,毁损应由责任人按重置价格赔偿。
(六)接受捐赠和无偿调入的固定资产,按照同类固定资产的市场价格或者有关凭证记账,接受捐赠固定资产时发生的相关费用应计入固定资产价值。
固定资产请购报告单(见附表五)
固定资产盈亏、毁损丢失报告单(见附表六)
固定资产折旧明细表(见附表七)

  对外投资管理制度
  第二十条:为了加强基金会对外投资的管理,规范对外投资行为,提高资金运作效率,保障对外投资的保值、增值,保证资金运营的收益性和安全性,提高本会的盈利能力和抗风险能力。
(一)本会对外进行短期投资、长期投资必须经理事会批准,任何人不准用基金会资金,以个人名义购买债券、股票或进行其他形式的投资。
(二)对外投资的合同、协议要符合法律规范,要经过律师审核。所有对外投资的合同、协议的正本统一由本会相关部门管理和保管。
(三)本会下属各办事处所(或分支机构),不得进行对外投资活动。
(四)本会必须按《民间非营利组织会计制度》有关规定核算对外投资。

  捐赠收入及捐赠支出管理制度
  第二十一条:基金会开展业务活动主要接受其他单位或者个人的捐款、捐物等所取得的收入。捐赠支出主要分为两部分:一是公益性、救济性捐赠,二是与公益项目相关的行政办公支出。以完整地反映其收入来源和业务活动开展的情况。
(一)基金会及下属各办事处所(或分支机构),收到捐助、义举所得现金或者支票,必须开具正式捐赠收据并及时将支票、现金缴存银行入账。
(二)收到捐赠实物,按以下办法确定价值:(1)按捐赠协议或合同中规定的价值;(2)按此物品市场定价或同类物品的现在市场价值;(3)按物品的可变现价值;(4)按法定机构的评估价值。
(三)基金会及各办事处所(或分支机构),捐赠收入和捐赠支出必须严格遵守“收支两条线”的原则,不得私自挪用捐赠款项和物品、也不得巧立名目改变捐赠款项和物品用途。
(四)基金会及下属各办事处所(或分支机构),凡收到捐赠物品必须按捐赠物品管理制度进行管理。
(五)严格履行捐赠基金使用的审批手续,对捐赠基金使用要按项目预算实行专款专用,需要支付费用时,应在取得合法凭据后,并经秘书长审核同意方能支付。
    (六)基金会收入的分配:
本会日常的开支费用,在利息收入和投资收益中开支。当年日常开支费用的节余部分可结转下一年使用,按5:3:2的比例,形成扩充基金本金、福利基金、奖励基金三项基金。

  票据管理制度
  第二十二条:为加强票据的管理,规范票据的传递和保管,控制票据的有效使用,需要对票据的收发存进行管理,对票据进行回收,还要对金额进行核对,完全满足对票据业务的管理需要。
(一)专用收据管理:基金会财务部门统一购置专用收据,所购收据必须连号登记。各办事处所(或分支机构),使用专用收据需到财务部门登记领取,领取时必须验旧领新,专用收据存根按会计档案规定保管,不得随意销毁。
(二)专用收据在开具或领用时加盖基金会财务印章,不得预先将所有购入的专用收据都盖好印章。
(三)专用收据使用人和使用部门,必须妥善保管,因保管不善造成专用收据丢失,给基金会造成经济损失的,由责任人负责赔偿。
(四)专用收据在收到捐赠现金或者实物时开具,不得任意转交他人他用。利用专用收据,弄虚作假,给基金会造成损失的,由责任人负责赔偿,构成犯罪的依法追究刑事责任。

  业务招待费管理制度
  第二十三条:业务招待费是为业务经营的需要而支付的各种交际应酬费,为规范招待费开支行为,保证业务招待费的合理使用,提高效能,增加透明度,要严格控制招待费的支出。
(一)业务招待费支出前,应填写《业务招待费预支申请单》,由部门主任签字,送秘书长或其授权的副秘书长审批后方可办理借款手续。
(二)随着基金会业务发展,招待往来单位人员用餐时有发生,制定招待费用标准:
1、一般工作人员,每人每餐10元;
2、一般领导人员,每人每餐20元;
3、领导及以上人员,每人每餐30元,
没有直接工作联系,或不需要参加陪餐的人员一律不准陪餐,否则就餐费用由自己负担。
4、凡以招待业务单位为名,假公济私,弄虚作假者,按餐费2倍处以罚款。
5、业务招待费用,均以符合财务部门要求的原始发票做为报销单据。
(三)礼品支出:项目礼品支出应纳入项目预算中按预算管理,非项目礼品支出必须由主管部门领导批示,单项礼品支出500元以上,必须由秘书长或其授权的副秘书长签字批准。
业务招待费预支申请单(见附表八)

  差旅费管理制度
  第二十四条:为了保证出差人员工作和生活的需要,提高办事效率,有效控制和压缩差旅费用的支出,使各项管理形式规范化和制度化,规定差旅费的各项标准,报销程序等,仅适用于本会人员差旅费报销管理。
(一)差旅费借支:
1、工作人员因公出差,需填写《差旅费借款单》,经秘书长或其授权的副秘书长批准后方可办理差旅费借支手续。
2、差旅费借款单做为财务记账的原始单据,不再退还借款人,工作人员报销差旅费时,由出纳人员另行开付收据。
(二)确定差旅费借支额度:
1、工作人员在借支差旅费时,应详细列明出差地区、出差天数、预计业务费开支金额。凡不能详细列明出差地区、出差天数、预计业务费开支金额的,主管领导不予审批,出纳员不得办理借款手续。
2、工作人员出差参照“财政部关于《中央国家机关和事业单位差旅费管理办法》的通知(财行[2006]313号)”规定执行:
(1)住宿费:
①财政部根据各地的经济发展水平和物价水平,分别确定各级别人员的住宿费开支标准上限。
②中央国家机关工作人员出差实行定点住宿。住宿标准:副部长级人员住套间,司局级人员住标准间,处级以下人员两人住一个标准间。
③出差人员无住宿费发票,一律不予报销住宿费。
(2)城市间交通费:
①出差人员要按照规定等级乘坐交通工具,凭据报销城市间交通费。未按规定等级乘坐交通工具的,超支部分自理。
②出差人员乘坐飞机要从严控制,出差路途较远或出差任务紧急的,经秘书长或其授权的副秘书长批准方可乘坐飞机。
③副部长以及相当职务的人员出差,因工作需要,随行一人可以乘坐火车软席或轮船一等舱、飞机头等舱。
④乘坐火车,从当日晚8时至次日晨7时乘车6小时以上的,或连续乘车超过12小时的,可购同席卧铺票。符合规定而未购买卧铺票的,按实际乘坐的硬座票价的80%给予补助。可以乘坐软卧而改乘硬卧的,不再给予补助。
⑤乘坐飞机,往返机场的专线客车费用、民航机场管理建设费和航空旅客人身意外伤害保险费(限每人每次一份),凭据报销。
(3)伙食补助费:
①出差人员的伙食补助费按出差自然(日历)天数实行定额包干,每人每天50元。
②出差人员由接待单位统一安排伙食的,不实行包干办法。出差人员应向接待单位交纳伙食费,回所在单位如实申报,每人每天在50元以内凭接待单位收据据实报销。接待单位收取的伙食费用于抵顶招待费开支。
(4)公杂费:
①出差人员的公杂费按出差自然(日历)天数实行定额包干,每人每天30元,用于补助市内交通费、通讯费等支出。
②出差人员由所在单位、接待单位或其他单位免费提供交通工具的,应如实申报,公杂费减半发放。
(5)参加会议等的差旅费:
工作人员外出参加会议,会议统一安排食宿的,会议期间的住宿费、伙食补助费和公杂费由会议主办单位按会议费规定统一开支,在途期间的住宿费、伙食补助费和公杂费回所在单位按照差旅费规定报销。
(三)差旅费报销的期限:
1、工作人员出差返京后五天内,必须到财务部门办理报销手续,对拒不办理报销手续的,所借差旅费从工资中扣除。
2、前一次出差借支的差旅费尚未办清报销手续的,不准再借支。
差旅费借款单(见附表九)
工作人员工资、福利、奖励管理制度
第二十五条:按照基金会经营理念和管理模式,遵照国家有关劳动人事管理政策和本会其他有关规章制度,以职工岗位工资、薪级工资、绩效工资和津贴补贴四部分组成岗位绩效工资,以调动本会工作人员的积极性和创造性。
(一)每年用于《章程》规定的公益事业支出,不得低于上一年总收入的70%,基金会工作人员工资福利及行政办公支出不超过当年总支出的10%。
(二)工作人员的配备应纳入预算管理,基金会下属各办事处所(或分支机构),工作人员由基金会统一聘用和管理,临时工作人员由各项目组自己聘用,上报基金会人事部备案。
(三)工作人员的奖金、福利待遇以及劳动保护用品的发放,按照自收自支行政事业单位的有关标准执行,聘用人员的工资,由聘用单位决定。
(四)因工作需要在法定节假日和业余时间加班,按《劳动法》规定标准发给加班工资。
(五)为激励基金会及各办事处所(或分支机构)工作积极性,理事会实行以项目负责人和部门负责人为中心的项目奖励制度:
1、基金会及各办事处所(或分支机构),按项目募集资金5%提取项目组奖金。
2、奖金提取应在项目运做完成后,由项目负责人编制项目决算报告,经基金财务部审核,理事会(秘书长)批准后兑现。
3、项目组奖金由项目负责人支配,但支付给工作人员奖金比例不低于40%。
4、奖金属个人薪金收入,由收益人交纳个人所得税。                              
第二十六条:本制度自秘书长办公会议通过之日起执行。