第一章 总 则
第一条 为使中国初级卫生保健基金会（简称“初基会”）的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文质量和公文处理工作的效率，根据国务院办公厅颁布的《党政机关公文处理工作条例》，结合初基会工作实际，特制定本办法。
第二条 初基会的公文是传达贯彻中共中央和国家的方针、政策，贯彻执行初基会理事会精神、工作安排，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况和交流经验的重要工具。
第三条 公文处理指公文的办理、管理、立卷、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 在公文处理中，必须严格执行国家保密法律、法规和有关规定，确保国家秘密的安全。
第五条 初基会公文由办公室统一审核、打印、收发、分办、用印、归档和销毁。
第二章 公文种类
第六条 初基会常用的公文种类有：
（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩
有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（三）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。
（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。
（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事
项。
（六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周
知的事项。
（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有
关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
（十一）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
（十二）批复。适用于答复下级机关请示事项。
（十三）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同
级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。
（十四）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问
和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章 公文格式
第七条 公文一般由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送单位、印发单位和时间等部分组成。
第八条 向上级部门请示的公文，一般只写一个主送单位；如需同时报送另一上级部门，可以用抄报的形式。
第九条 公文内叙及相关部门名称时，第一次应使用全称，以下可用简称。
第十条 公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文单位名称和公文种类，用二号华文中宋体字加粗。可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整，排列对称，间距恰当。副标题或署名用3号楷体字。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。会议通过的文件，在文件标题下方，应注明会议名称和通过日期。成文时间，以领导人签发日期为准。
第十一条 发文字号用三号仿宋体字；年份用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
初基会发文字号分别为：中卫基发〔200×〕××号，中卫基发人字〔200×〕××号。
正文（含主送单位名称和落款）用三号仿宋体字，文中需着重强调的要加粗；小标题用三号黑体字。正文中的结构层次第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”字样，附件如有序号，使用阿拉伯数字（如“附件：1.××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角顶格标识“附件”字样，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。附件标题用小二号华文中宋体字加粗，正文字体、字号与主文相同。
抄报、抄送应在上下横线内（分隔线，不能用下划线）用三号仿宋体字标识“抄报”“抄送”字样；抄送机关间用逗号隔开。回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。
成文时间用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”。
上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字。
公文用纸采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。
版式为通用word，页边距上下2.5厘米，左右3.0厘米，一般为每面排22行，每行28个字。行距如有特殊要求，另行处理。
页码采用“页面底端”和“居中”方式。如有特殊要求，另行处理。
一般采用双面打印或复印。如有特殊要求，另行处理。
主题词根据正文内容标引，一般主题词不超过5个。
第十二条 正式公文都应加盖初基会印章。
秘密公文应当分别标明“绝密”“机密”“秘密”；“绝密”“机密”公文应当标明份数序号；紧急公文应当分别标明“特急”“急件”或限时送达。
第十三条 单一发文印章：单一部门制发的公文在落款处不署发文部门名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm ─ 4mm，端正、居中下压成文时间。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。
联合行文印章：当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间，左右各空7字；主办部门印章在前，两个印章均压成文时间。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。
当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文部门名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办部门印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
公文正式印制前，办公室应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
第四章 公文处理
第十四条 公文处理分为收文和发文。收文处理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文处理一般包括拟稿、审核、签发、打印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。
（一）收文处理
1. 初基会的公文，由办公室文书人员按规定进行登记、分类；涉及项目类公文，由计划项目部工作人员按规定登记。
2. 收文后，即行拆封、编号、登记、填写收文处理单，根据内容和性质，送请领导阅批或交有关部门办理。
3. 已经领导批示或已交部门承办的公文要及时办理，不得延误、推诿，文书人员要定期检查催办。对于紧急公文，要随到随办，防止漏办和延误。
4. 已办公文交办公室暂存，定期按规定移交档案室。
（二）发文处理
发文拟稿应当做到：
1. 使用统一拟稿纸；草拟、修改和签批公文，应符合存档要求，不得在文稿装订线外书写。草拟文稿要使用钢笔或毛笔，不得用铅笔或圆珠笔。修改较乱的文稿由承办者抄清后再送签、打印。
2. 人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。
3. 公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。
4. 拟稿、核稿、签发（会签），均应在发文稿有关栏内签字，并注明年、月、日。
（三）审核
为确保公文质量，各部门在送领导审批或签发前，必须认真做好审稿工作。审核的重点是：是否需要行文、公文内容、文字表达、文种使用、公文格式等是否符合规定的要求。办公室负责最后的文字把关。
（四）签发
以初基会名义发出的公文，由秘书长签发；以各部门名义发出的公文，由主管领导签发。
（五）印发
1. 准备交付打印的文稿，必须格式正确、字迹清楚、稿面整洁，符合存档要求。
2. 办公室对交付印发的文稿，由专人负责收稿并检查是否清稿和符合签发手续。登记后打印。
3. 凡需打印的文稿，均由送件部门负责校对，重要文稿必须进行复校。
4. 初基会的发文均由办公室负责打印、校对、封装寄发。
（六）公文立卷、归档
1. 公文办理完毕后，承办人应根据《中国初级卫生保健基金会文书档案管理办法》的规定，及时将公文原稿、打印稿（三份）和有关材料（包括照片资料）整理好，交给本部门文书人员，文书人员初步立卷后交档案室归档。个人不得保留应当存档的公文。
2. 联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存复制件。公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制机关证明章，视同正式文件妥善保管。
3. 没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导批准，可以定期销毁。销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。
第五章 附 则
第十五条 本办法经2008年5月25日第二届理事会第三次全体会议审议通过，2023年4月修订，新修订办法经2023年5月7日第四届理事会第十次全体会议审议通过，自通过之日起施行。由中国初级卫生保健基金会负责解释。
附件 1．中国初级卫生保健基金会文件格式
2．中国初级卫生保健基金会发文稿纸
3．中国初级卫生保健基金会秘书处发文稿纸
4．中国初级卫生保健基金会发文目录登记表
5．中国初级卫生保健基金会收文登记呈报单
京公网安备 11010502038857号