第一章 总 则
第一条 为加强中国初级卫生保健基金会（简称“初基会”）档案的科学管理，根据《中华人民共和国档案法》和中共中央办公厅、国务院办公厅转发国家档案局《机关档案工作条例》的规定，结合初基会工作实际，特制定本办法。
第二条 理事会会议、工作会议、秘书长办公会议、行政工作例会、业务工作例会以及初基会在工作活动中形成的全部重要的文件材料（包括收文、发文、印件及底稿、电话记录、会议记录、会议文件、题词、字画、出版物原稿、印模、照片、录像带以及录音带等）均应作为档案材料，由办公室收集齐全向档案室移交并及时整理立卷、归档，由档案室集中统一管理。
第三条 办公室指定专人负责文书立卷归档工作。各部门办理完的材料应由本部门的文书人员或经办人员整理并初步立卷，定期向档案室归档。对机密性较大的重要文件材料，承办人经有关领导同意后，可直接向档案室移交。
第四条 档案室必须贯彻执行中共中央、国家的保密、保卫制度，维护档案的完整与安全。
第二章 档案工作体制和机构
第五条 初基会档案室隶属办公室，办公室设专人负责档案工作。
第六条 初基会档案室的任务是：
（一）集中统一管理初基会的各种门类的档案，积极提供利用，为各项工作服务，并为初基会积累史料。
（二）对各部门文件材料的归档工作负有督促、检查和指导责任，并及时整理归档的文件材料，完成立卷、编制目录的工作。
（三）办理领导交办的其他有关档案业务的工作。
第三章 文件材料的归档与接收
第七条 凡属应归档的文件材料，个人不得私自保存。
第八条 初基会召开的各种会议、组织的各种活动中形成的具有保存价值的各种载体的档案材料，由本部门指定人员收齐、整理、登记后定期向档案室移交。各部门当年内形成的档案于翌年三月底前向档案室移交完毕，计划项目部文件档案每3年移交一次。档案管理人员在接收时应作登记，并由交接双方在移交目录上签字。
第九条 归档的文件材料要齐全、完整。应按照文件自然形成的规律，保持文件的历史联系立卷，使案卷正确地反映初基会各项工作活动的情况，以便查考利用。归档的材料要写出案卷标题，标题要确切简明的反映卷内文件的内容，要根据“档案保管期限表”注明每一案卷的保管期限，具有永久和长期保存价值的案卷内的文件要逐张编号，填写卷内目录，并根据需要附上“备考表”。
第十条 初基会是以部门为单位立卷，合办的工作由主办单位立卷，和外单位合办的工作，若初基会是主办单位，应将全部形成的文件收齐立卷归档，如外单位是主办单位，初基会应复制主要文件归档。
第十一条 为确保案卷的质量，各立卷部门的负责人应加强对该项工作的指导，对组成的案卷进行审查，以保证档案材料的准确性。
第四章 档案的管理和提供利用
第十二条 初基会在工作活动中形成的全部档案，作为一个全宗由档案室统一管理，不得分散，档案管理人员应将档案按年度结合组织机构和问题进行分类、整理和保管。
第十三条 要建立档案的统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行准确的统计，并注意收集档案的利用效果。
第十四条 定期对超过保管期限的档案进行鉴定，鉴定档案必须在主管部门负责人主持下，由有关人员组成鉴定小组共同进行。对确无保存价值的档案登记造册，经领导批准后销毁。
第十五条 定期检查档案保管状况，对破损和霉变的档案应及时修补、复制或做其他处理。
第十六条 档案管理人员应根据工作需要编制必要的目录、卡片、索引等检索工具，积极主动地开展档案的利用工作，为初基会开展工作服务。
第十七条 建立档案的借阅制度，根据档案的机密程度确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。
第十八条 永久保存的主要档案实行两套制，两套分别保管，以保证档案的安全和方便借用。
第十九条 档案库房必须坚固，并有防尘、防光、防高温、防盗、防潮、防火、防鼠、防虫等设施，根据需要和可能，购置必要的先进技术设备，逐步实现档案管理的现代化和科学化。
第五章 附 则
第二十条 本办法经2008年5月25日第二届理事会第三次全体会议审议通过，自通过之日起施行。由中国初级卫生保健基金会负责解释。
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