中国初级卫生保健基金会 文书档案保管期限办法

为了准确地划分中国初级卫生保健基金会（简称“初基会”）档案的保管期限，使档案完整有序，便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》有关规定，结合初基会工作实际，对文书档案的保管期限做以下规定：

一、文书档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。长期为十六年至五十年左右，短期为十五年以下。

二、确定初基会档案保管期限的原则

（一）凡是反映初基会主要职能活动和基本历史面貌的档案，列为永久保管。它主要包括两部分：一部分是初基会在工作中形成的重要文件，如章程、决定、会议纪要、工作报告、工作计划、总结、请示、报告、机构演变、人事任免的文件等；另一部分是有关部门对初基会所发的批示、批复以及初基会各部门和各项目执行机构的请示、工作报告、协议等重要文件。

（二）凡是反映初基会一般工作活动，在较长期间内需要查考的档案，列为长期保管。它主要包括两部分：一部分是初基会一般工作问题、一般会议的重要文件材料等；另一部分是初基会各部门和各项目执行机构报送的重要总结、报告等文件材料。

（三）凡是在较短时间内对初基会有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。它主要包括：初基会一般事务性的文件材料，各部门和各项目执行机构报送的一般工作总结、报告等文件材料。

三、初基会理事会会议

（一）召开会议的请示、批复、通知、议程、日程、出席和列席人员名单、决定、纪要、章程、工作报告、领导人讲话、大会发言、选举结果、讨论通过的文件、简报、题词、字画、重要的照片、录音带、录像带（永久）；

（二）章程、工作报告重要的修改稿（永久）；

（三）有关部门的贺信、具有代表性人物的贺信（永久）；

（四）小组讨论的原始记录（长期）；

（五）参考文件，会议服务机构名单（短期）。

四、秘书长办公会议

会议记录、会议《纪要》（永久）。

五、初基会发的文件材料（包括与其他部门联合制发的）

（一）方针、政策、法规性的、重要业务方面的文件（永久）；

（二）一般业务问题的，或事务性的有参考价值的文件材料（长期或短期）。

六、初基会召开的工作会议、专业会议和工作例会

（一）通知、名单、日程、报告、讲话、决定、纪要、重要的声像材料（永久）；

（二）典型材料、代表发言、简报、原始记录（长期）；

（三）小组会议记录、参考材料（短期）。

七、调查研究形成的文件材料

（一）名单、计划、总结、调查报告等（永久）；

（二）一般事务性的材料（短期）。

八、初基会年度计划、年终总结、评估材料、劳动合同（永久）。

九、初基会机构设置、撤并、名称更改、工作条例、启用印信的文件材料（永久）。

十、初基会 历史沿革、大事记（永久）。

十一、初基会编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿和样本（永久）。

十二、初基会与有关单位签订的合同、协定、协议书等文件材料

（一）有查考和长远利用价值的（永久）；

（二）重要的（长期）；

（三）一般的（短期）。

十三、初基会对外联络、出国考察等外事活动形成的文件材料

（一）重大活动的重要文件及照片（永久）；

（二）一般活动的审批手续、考察报告（长期）；

（三）一般性对外联络来往文件（短期）。

十四、初基会财务的预算、决算、审计报告等（永久）。

十五、初基会信访材料

（一）重要的来信来访记录、摘要、经初基会领导批准办理的（永久）；

（二）一般的来信及处理单（短期）。

十六、相关部门之间协商工作来往的文件材料（短期）。

十七、各部门和各项目执行机构上报的文件材料

（一）年度计划、年终总结（长期）；

（二）有关方针政策性的、重要问题的请示报告（长期）；

（三）一般事务性的（短期）。

本办法经2008年5月25日第二届理事会第三次全体会议审议通过，2023年4月修订，新修订办法经2023年5月7日第四届理事会第十次全体会议审议通过，自通过之日起施行。由中国初级卫生保健基金会负责解释。