中国初级卫生保健基金会 会计电算化管理制度

为了规范中国初级卫生保健基金会（简称：初基会）会计电算化行为，保证会计电算化工作质量，根据《中华人民共和国会计法》和财政部颁发的《会计电算化工作规范》《会计电算化管理办法》的有关规定，结合初基会工作实际，特制定本制度。

第一条 会计电算化岗位责任

初基会设置一名会计电算的主管，对会计电算化实际操作人员进行指导、管理和监督。

（一）电算化主管职责

1.负责组织、协调会计软件及计算机的运行工作，制定会计电算化管理制度、结合初基会情况，合理配备硬件，负责制定会计电算化岗位职责，明确规定电算化操作人员工作权限。

2.负责审核已录制的计算机凭证编号的连续性，摘要、科目的规范性，内容的合法性，数据及会计科目的正确完整性。对不真实、不合法、不完整、不规范的凭证，退还有关人员，责成其更正或完备手续。

3.对打印输出的凭证、账簿、报表进行核查并签章确认。

（二）电算化操作员职责

1.根据《民间非营利组织会计制度规定》设置、使用会计科目。

2.按照系统操作规程录入记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿和报表，进行会计数据处理工作，做到正确使用会计科目，金额正确，摘要简要明了。  

3.在录制记账凭单时，对不符合财务会计制度和有关规定的凭证要给予纠正。同时要检查所附单据是否规范，手续是否完备。

4.对计算机记账后的数据进行分析、整理及会计报表的设计、上报工作。

5.负责电算化系统的日常管理和维护，做好系统的数据登录、备份和账页、凭证的输出打印工作。

第二条 会计电算化软件管理

（一）电算主管、操作员严格管理操作密码，严禁未经授权者操作会计软件。严禁不相容职务财务人员通用、混用操作密码。

（二）电算化操作人员按照规定的工作权限和操作密码，依照会计软件操作规程，进入使用和退出系统，严禁在使用过程中强行中断，以免破坏会计数据。操作人员必须对自己的操作密码严格保密，定时更新密码。

（三）使用正版会计软件，禁止使用盗版软件。

（四）必须妥善保管会计软件的全部资料和会计软件程序，在软件修改、升级和维护中，要事先做好数据备份，保证会计数据的安全和连续。不得违反软件操作规程，以免破坏会计软件，丢失数据。

（五）操作人员应严格按照会计核算软件提供的各功能执行步骤进行操作，不得进行异常操作。

（六）由于凭证填制或录入错误而导致会计账簿数据的错误，只能通过凭证更正方法进行数据的修正，不得通过数据库操作修正。

（七）使用会计软件的计算机，要装防病毒软件，定期对病毒进行实时监控、杀除，确保会计软件运行环境的安全。

（八）装有会计软件的计算机，不得装有游戏、娱乐软件或其他对会计软件可能造成不良影响的其他软件。

（九）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；

第三条 会计电算化系统硬件管理

（一）会计电算使用的计算机必须配备不间断电源，避免因外界断电造成会计数据丢失。

（二）电算操作人员应对各自使用的计算机安全负责，懂得简单地维护工作，保证计算机安全和计算机的正常使用。操作人员下班时应关闭自己使用设备的电源。对无法解决的故障，及时告知电算管理或维护人员，及时予以排除。

（三）为了保证计算机安全正常地运行，办公室保持适当温度与湿度，保持良好的卫生环境。

（四）在使用外来工作移动设备（优盘、光盘）前，必须进行杀毒检查，防止计算机感染病毒。

（五）不得随意修改，删除计算机硬盘中的系统软件文件。

第四条 会计电算化档案管理

（一）会计电算化形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输，是会计档案的一部分。

（二）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；

（三）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；

（四）建立电子会计档案双备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；

（五）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

（六）单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。

（七）电子会计档案管理及保存期限同会计档案管理办法有关规定。

（八）主管、操作员人事变动，应将电子会计档案与其元数据一并移交，特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案接收人应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。

第五条 本制度经2008年5月25日第二届理事会第三次全体会议审议通过，2024年3月修订，新修订制度经2024年4月12日第四届理事会第十二次全体会议审议通过，自通过之日起施行。由中国初级卫生保健基金会负责解释。