为适应中国初级卫生保健基金会（简称“初基会”）工作发展要求，加强对外联络工作和各部门间的交流与合作，提高工作效率，开通了域名为@cphcf.org.cn的工作邮箱。为规范邮箱的日常使用与管理，确保邮箱安全高效地运行，结合初基会工作实际，特制定本规定。
一、工作邮箱的申请与开通
（一）开通工作邮箱的目的主要是方便对内对外联系，为合理有效地使用邮箱，初基会工作邮箱按不同使用人群分类进行管理。
第一类，理事会全体成员、秘书处全体成员个人邮箱及初基会秘书处各部门对外工作邮箱。
第二类，各项目执行机构人员（原则是高管以上人员）个人邮箱及相关项目工作邮箱。
（二）宣传联络部为初基会工作邮箱的管理部门，负责具体工作。
（三）第一类邮箱，初基会可根据理事会和秘书处实际情况直接配备，除首批已开通的邮箱外，新聘理事或新进员工及理事会和部门增设个人及工作邮箱，需填写《中国初级卫生保健基金会工作邮箱登记表》。（登记表详见附件1）
（四）第二类邮箱，各项目执行机构需先提交相关申请及《中国初级卫生保健基金会工作邮箱申请表》（申请表详见附件2），各项目执行机构负责人签字确认后，报初基会宣传联络部，宣传联络部提出统一意见报分管领导，并经秘书长审批同意后，由邮箱宣传联络部开通邮箱。
（五）工作邮箱格式：以姓名“张三”的员工为例，该员工的工作邮箱是姓名拼音全拼：zhangsan@cphcf.org.cn；部门或机构工作邮箱是该部门或机构名称拼音全拼，以部门“办公室”为例，该部门的工作邮箱为：bangongshi@cphcf.org.cn。各项目机构需设的项目工作邮箱，必须以cphcf开头，后加项目名称拼音首字母。
二、工作邮箱的登录
（一）登录网址： http://mail.cphcf.org.cn/
（二）登录用户名：员工姓名拼音全写、部门或项目全称拼音全写。
（三）邮箱的初始密码：cphcf@163
工作人员须在首次登录邮箱后立即修改初始密码，密码应做到定期更新并妥善保管。
1. 新密码必须包含数字、大写字母、小写字母、特殊字符中的3种字符。
2. 连续3位及以上数字及字母不能连续。
3. 密码不能包含账号且长度必须为8—16位。
若忘记邮箱密码，请及时联系宣传联络部邮箱管理员重置密码。使用人在收到新密码后须及时更改。
任何人都不得擅自将邮箱密码透露给他人，防止因密码泄漏造成电子邮件丢失或被非法阅读。
三、工作邮箱的使用与管理
（一）使用范围：
1. 初基会理事会全体成员、秘书处全体成员、项目执行机构高管等人群；
2. 初基会秘书处各部门；
3. 正在执行中的初基会项目执行机构。
（二）员工在工作交流（包括初基会内部或对外联系工作）中需要使用电子邮件的，须使用工作邮箱来收发邮件。
（三）工作邮箱的使用采用直线汇报的形式，与直接上级进行工作汇报和沟通，如与其他部门或跨级沟通，要抄送给本部门领导，起到知会的作用。
（四）发往各部门邮箱的文件须注明接收人的姓名及来文地点等信息，防止错收造成延误。
（五）工作邮箱只限于工作业务使用，任何人不得利用其收发私人信件和注册论坛、不良网站等。
（六）任何人都不得利用工作邮箱危害初基会的安全，泄露初基会的重要信息。
（七）在使用工作邮箱时必须遵守国家有关的法律法规，不得侵犯国家的、社会的、集体的利益和公民的合法权益，不得从事违法犯罪活动，严禁制作和传播垃圾邮件及诈骗邮件。
（八）宣传联络部有权撤销违法乱纪者的工作邮箱使用权，并交由有关部门处理。
（九）工作邮箱实行员工自行管理制度。员工自己负责电子邮箱的日常收发，查看和维护工作，并要定期清理邮箱过期或垃圾邮件。
（十）项目结束满7天以及90内未登录的邮箱账号，宣传联络部有权收回并用作他用。
（十一）离职人员不得擅自删除工作文件。
四、工作邮箱的注销
（一）员工离职后，按照人事部门正式通知，理事会和秘书处工作邮箱可由理事会、秘书长办公会或各部门直接提出注销其使用的邮箱。为了避免因员工离职而造成的工作影响，在职员工或部门若因工作需要查看或暂时保留该邮箱，部门负责人或工作相关员工须在员工办理离职手续时，需提交书面申请到宣传联络部申请保留该邮箱，常规保留期限为7天，保留最长期限为1个月（附件3：中国初级卫生保健基金会员工离职邮箱注销登记表）。
（二）项目到期终止后，秘书处项目部提出终止项目的名称及相关涉及的邮箱，经审核后由邮箱管理机构负责注销邮箱。
为了避免因项目到期终止而造成的工作影响，在职员工或部门若因工作需要查看或暂时保留该邮箱，初基会秘书处项目部负责人须在该项目到期终止前一周内提交书面申请到宣传联络部申请保留该邮箱，常规保留期限为7天，保留最长期限为1个月（附件4：中国初级卫生保健基金会项目到期终止邮箱注销登记表）。
五、使用工作邮箱必须遵守国家有关政策法规及规定，严禁传递涉密文件。
本规定经2023年5月7日第四届理事会第十次全体会议审议通过，自通过之日起施行。由中国初级卫生保健基金会负责解释。
附件：1.中国初级卫生保健基金会工作邮箱登记表
2.中国初级卫生保健基金会工作邮箱申请表
3.中国初级卫生保健基金会员工离职邮箱注销登记表
4.中国初级卫生保健基金会项目到期终止邮箱注销登记表
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